チームルーム
概説メイン文書フォームは、チームルームに新しいコンテンツを提供するために使用されます。その柔軟な設計によって、この 1 つのフォームをさまざまな用途に使用できます。たとえば、オンラインディスカッション、参考資料の投稿、アクションアイテムの割り当て、会議のスケジュールなどです。このフォームの特定の要素は、文書を新規作成するときに選択する文書の種類に応じて変わります。たとえば、文書の種類として [アクションアイテム] をクリックして文書を新規作成すると、[レビューする人] セクションが [担当] に変わり、作成した文書を特定のチームメンバーやサブチームに割り当て、アクションを完了する期日を指定できます。同様に、文書の種類として [会議] をクリックすると、[レビューする人] セクションが [会議の詳細] に変わり、会議の日付、開始時刻、時間、場所を指定し、チームメンバーやサブチームのリストから出席者を選択できます。 メイン文書フォームのいくつかのリストボックスには、[チームルーム設定] セクションの選択肢が含まれています。これらの選択肢はチームルームの進行役が管理しますが、チームによる合意が必要です。
メイン文書を作成する 1 [作成] メニューで [メイン文書] をクリックするか、ビューで [新規文書作成] をクリックします。 2 プルダウンメニューから文書の種類をクリックします。
3 [件名] フィールドに件名を入力します。
4 (省略可能) [カテゴリ] フィールドの定義済みリストからカテゴリをクリックします。
5 (省略可能) この文書をイベントに関連付けるには、[関連イベント] フィールドで適切な選択肢を選択します。
6 (省略可能) この文書を特定のサブチームに関連付けたり、特定のサブチームの注意を引くようにするには、[関連サブチーム] フィールドで適切なサブチームを選択します。
7 [関連サブチーム] の下のセクションは、選択した文書の種類に応じて変化します。作成する文書の種類に応じて、フィールドに入力します。
8 (省略可能) フォームの左側の部分で、指定した期間の後、この文書を自動的に非アクティブにするかどうかを選択できます。この文書を非アクティブにすることを選択した場合は、チームルーム設定時に進行役によって指定されるデフォルトの時間を使用するか、ドロップダウンカレンダーで日付を指定できます。この文書をずっとアクティブにしておく場合は、[アクティブのままにする] チェックボックスをクリックすると、この文書は非アクティブになりません。非アクティブ文書は整理のためにほとんどのビューから削除され、[非アクティブ文書] ビューに表示されます。
9 (省略可能) 文書を検討する場合はレビューの日付を入力します。入力は手動で、またはドロップダウンカレンダーをクリックして日付を選択します。レビューする人 (個々のユーザー、サブチーム、または両者の組み合わせ) を、表示されるリストから選択します。すべてのチームメンバーがレビューを行う場合は、[すべてのユーザーを選択] をクリックします。[リンクを担当者に送信] をクリックして、割り当てられたレビュー担当者に通知を送信します。
11 (省略可能) この文書を個人用にする場合は、画面の一番上にある [非公開] をクリックします。[非公開] と [公開] をクリックして、作成者と作成者以外の人も文書を読めるようにするかどうかを制御できます。たとえば、文書を作成し終えていない場合、[非公開] をクリックするとほかの人はその文書を読めなくなります。文書が完成したら [公開] をクリックし、ほかの人も読めるようにすることができます。
12 作業が終了したら、アクションバーの [保存して閉じる] をクリックします。
[プリビュー] ペイン[プリビュー] ペインは、ビューで選択した文書の内容にすばやくアクセスするためのツールです。ペインを開くには、矢印をクリックして、ペインの端を上に向かってドラッグします。[プリビュー] ペインを閉じるには、矢印をクリックします。 メモ [プリビュー] ペインを使用できるのは Lotus Notes Client のみです。Web では使用できません。
関連項目