チームルーム

[チームルーム設定] ページ
[チームルーム設定] は、チームルームの基礎となります。[チームルーム設定] に入力することにより、チームの用途に合わせてチームルームを設定したりカスタマイズできます。[チームルーム設定] はチームルームを使用する前に設定しておく必要があります。また、[チームルーム設定] を入力する前に、その多くの要素についてチームで合意しておくことをお勧めします。合意に至るまでに、チームでチームルームの使用方法や、チームルームの内容について定義します。[チームルーム設定] ページは、メイン文書フォームの特定のプルダウンメニューに表示されるリストのソースにもなります。

チームの進行役が [チームルーム設定] ページにアクセスするには、[リーダーオプション] で [チームルーム設定更新] を選択します。

[チームルーム設定] ページの入力チームルームを使用できるように設定するには、[チームルーム設定] ページのいくつかの要素を入力する必要があります。画面の左側にあるリストで要素を選択して、各セクションにアクセスすることもできます。
メモ チームの進行役は、主要アウトラインまたはナビゲータの [リーダーオプション] で [チームルーム設定更新] を選択して、いつでも [チームルーム設定] の情報を変更できます。

チーム名と目的[名前] フィールドには、このチームルームを使用するチームの短く、わかりやすい名前を入力します。[目的] フィールドには、チームの任務または目的を反映した説明を入力します。
チームメンバーチームルームでは、ここで指定する情報を使用して、電子メールによるニュースレターやスケジュール確認の送信、アクションアイテムの割り当て、会議の招集、文書のレビューなどを行います。


カテゴリこの項目はグループのコンセンサスを必要とします。カテゴリは、チームによって生成された作業、つまり文書を分類、整理するために使用されます。[カテゴリ別] ビューでは、ここで指定したカテゴリに従って文書がソートされます。チームのすべてのメンバーが、チームルームの情報の構造を理解し、合意している必要があります。チームメンバーが作成した文書は、ここで指定したカテゴリのどれかにだけ分類できます。一般的に、チームメンバーは独自の文書のカテゴリを作成できません。
使用中のカテゴリの 1 つが正しくないことが後でわかった場合や関係がなくなった場合、チームルームの進行役は、チームルームに付属するユーティリティを使用して既存の文書の分類を変更し、新しいカテゴリを反映させることができます。

カテゴリを変更するには、次の操作を行います。

1 [チームルーム設定] の [カテゴリ] ページのリストで、古くなったカテゴリや不要なカテゴリを削除します。

2 リストに新しいカテゴリ名を追加します。

3 [保存して閉じる] をクリックして [チームルーム設定] を終了します。

4 [リーダーオプション] で、[カテゴリのマップ] をクリックして [カテゴリをマップ] ダイアログボックスを表示します。

5 ダイアログボックスに表示される 3 つの手順に従い、[カテゴリをマップ] をクリックします。

6 [終了] をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

文書の種類チームルームで使用する文書の種類についてチームで合意しておく必要があります。カテゴリと文書の種類によって、チームルームのコンテンツを整理、構築し、チームのメンバーの間で作業についての共通の理解を得ることができます。チームルームでは、デフォルトで [アクションアイテム]、[ディスカッション]、[会議]、[リファレンス] の 4 つの文書の種類が用意されていますが、チームでの必要性に応じていくつでも追加できます。チームルームのほとんどのビューには、簡単にソートできる [種類] の列があり、チームのメンバーは種類ごとにソートして文書を表示できます。
イベント多くのチームは期限やイベントに従って作業を行います。チームルームでは、イベントを作成することによって、作業に時間の要素を取り入れることができます。ユーザーは文書をイベントに関連付けることができます。チームルームでイベントを作成するには、このフォームを使用します。
1 [イベントを追加する] をクリックします。

2 [イベント] フィールドにイベントの名前を入力します。この名前は、ユーザーがプルダウンメニューでイベントを識別するときに使用されます。

3 [日付] フィールドのプルダウンカレンダーを使用して、イベントに特定の日付を関連付けます。

4 [詳細] フィールドにイベントの簡単な説明を入力します。

5 [アクティブ] または [非アクティブ] をクリックし、このイベントの現在のステータスをアクティブまたは非アクティブに指定します。非アクティブなイベントは、ユーザーが文書を新規作成するときにプルダウンメニューに表示されません。イベント文書のステータスは、[すべての文書の索引] ビューで文書を検索し、編集、保存することによっていつでも変更できます。

6 [保存して閉じる] をクリックします。


オプション次のオプションが使用可能です。
文書の非アクティブ設定
指定した期間が経過したのち、文書を自動的に非アクティブとしてマークできます。チームルームには、文書の作成日から指定した期間が経過すると、完了した文書のステータスを自動的にアクティブから非アクティブに変更するエージェントが用意されています。このエージェントを有効にするには、[エージェントを使用可能にする] をクリックします。ここで、デフォルトの期間を指定することもできます。デフォルトの期間は、チームルームの出荷時には 1 ヵ月に設定されています。ユーザーは文書を作成するときに、この設定を使用する、期間を変更する、特定の日付に変更する、文書をずっとアクティブにしておくことを選択できます。

ニュースレター
チームルームでは、ニュースレターを使用することによって、チームルームの新しいコンテンツや活動を自動的にチームのメンバーに通知できます。チームのメンバーは、ニュースレタープロフィールで、チームルーム内でトラッキングしたい作成者、カテゴリ、イベント、サブチーム、および語句を指定します。ニュースレターエージェントが定期的に実行され、ニュースレターの検索条件と一致する文書が検索され、各ニュースレタープロフィールの作成者に、条件に一致する文書へのリンクを含むニュースレターが電子メールで送信されます。このエージェントを有効にするには、[ニュースレターを使用可能にする] をクリックします。ニュースレターエージェントは Lotus Notes で有効にしてください。Web を使用して有効にすることはできません。

メモ チームルームのユーザーがニュースレタープロフィールを表示しているときに [使用説明書] ボタンをクリックすると、ニュースレタープロフィールについての詳しい説明を参照できます。

スケジュール確認
チームルームには、項目の期限が過ぎているメンバーに、自動的にスケジュール確認の電子メールを送信する機能があります。このエージェントを有効にすると、項目やレビューの期限が過ぎているメンバーに、文書が完了するまで 1 日に 1 回スケジュール確認の電子メールが送信されます。このエージェントは Lotus Notes で有効にしてください。Web を使用して有効にすることはできません。

Web 情報
チームが Web 上のチームルームを使用し、ユーザーは Lotus Notes でチームルームを設定している場合、このフィールドには Web サーバーの名前を入力します。

ACL の更新チームルームの各参加者のプロフィールの入力が完了したら、チームの進行役はアクセス制御リスト (ACL) を更新します。[リーダーオプション] の [アクセスリスト更新] をクリックします。表示される [アクセス制御リスト更新] ダイアログボックスで、チームの進行役は必要に応じて、チームメンバー (複数可) とサブチーム (複数可) にアクセスレベルを割り当てることができます。
関連項目