メール
メモ 自分のメールをアーカイブする手順の概要については、「メッセージをアーカイブして領域を解放する」を参照してください。
アーカイブする文書を選択する方法については、次のいずれかを参照してください。
3 文書の使用状況オプションを 1 つ選択します。
メモ このオプションは、アーカイブするアプリケーションで特定のプロパティが有効になっている場合に限り使用可能になります。アプリケーションに対して必要なアクセス権がある場合は、[ファイル] - [アプリケーション] - [プロパティ] をクリックして [アプリケーションのプロパティ] を開き、[詳細] タブ (最後のタブ) をクリックし、[LastAccessed プロパティを保持] を選択します。
たとえば、[メール] ビューの [アクション] - [オプション] メニューでメールメッセージを期限切れとしてマークするか、[アクション] メニューでディスカッションアプリケーションの任意の文書を期限切れとしてマークします。
メモ このオプションは、メールアプリケーションやディスカッションアプリケーションなど、特定の種類のアプリケーションのみに適用されます。こうした文書の場合、ユーザーが文書を期限切れとしてマークしたり、文書の期限切れをスケジュールすることができます。
メモ 選択された文書をアーカイブするときに、[拡張] アーカイブ設定の [条件がすべての返答で削除可のときのみに文書を削除する] は適用されません。
メモ このオプションを有効にするには、アーカイブするアプリケーションが少なくとも IBM Lotus Notes 7 Client または Lotus Domino 7 Server を実行するローカルコンピュータに存在している必要があります。
6 アーカイブの設定作業を続けるには、「アーカイブ条件セットを作成または編集する」の項目に戻ります。
先頭に戻る
フォルダやビューに基づいて文書を選択するにはメールなどのアーカイブが作成されると、アーカイブアプリケーション設計には、アーカイブ時に存在するすべてのフォルダが含まれます。アーカイブ条件セットで、フォルダやビューのサブセットを選択して、それらに含まれている文書をアーカイブすることができます。また、異なるフォルダやビューをアーカイブする複数の条件セットを設定できます。 フォルダ名の変更やフォルダの削除を行うと、アーカイブアプリケーション内のそのフォルダは、次回アーカイブしたときに変更または削除されます。たとえば、[Sales 2001] というフォルダがあり、その中に含まれている 4 つの文書をアーカイブし、次の年にそのフォルダの名前を [Sales 2002] に変更して、含まれている 4 つの文書を再びアーカイブするとします。同じアーカイブアプリケーションを使用すると、フォルダ名は [Sales 2002] となりますが、フォルダ内の文書の数は、[Sales 2001] に含まれている文書を含めて全部で 8 つになります。数年間アーカイブする予定の場合は、元のアプリケーションに年ごとのフォルダを作成するか、[アーカイブの設定] ダイアログボックスで年ごとに新しいアーカイブアプリケーションファイルを指定します。
1 必要に応じて、アーカイブを実行するアプリケーション (メールなど) を開き、[アクション] - [アーカイブ] - [設定] をクリックします。
2 [条件] - [作成] - [選択条件] または [条件] - [編集] - [選択条件] をクリックします。
3 [これらのビューまたはフォルダのみ] を選択します。
4 リストでフォルダやビューを選択し、[OK] をクリックします。連続していない複数のアイテムを選択するには、[Ctrl] キーを押しながら選択します。
関連項目