カレンダーとタスクリスト

会議のために空き時間を検索する
会議エントリとイベント告知エントリには、参加者の空き時間を確認し、会議室やリソースを予約できるかどうかを確認できるスケジューラが含まれています。参加者の空き時間は、空き時間スケジュールとカレンダーのエントリに基づいています。

1 会議エントリやイベント告知エントリで、仮の会議時間と参加者を指定し、会議用の会議室やリソースを予約します。

2 [出席可能時間の検索] をクリックしてスケジューラを表示します。

3 次のいずれかを実行します。

4 [概要] を選択した場合は、次のいずれかを実行します。
操作説明
参加者、会議室、またはリソースを空き時間検索から除外する参加者、会議室、またはリソースの横にあるチェックボックスをオフにします。
参加者の種類を空き時間検索から除外する種類の横にあるチェックボックスをオフにします。たとえば、すべての任意参加者を除外するには、[任意] の横にあるチェックボックスをオフにします。
空き時間検索の日付の範囲を広げるか狭くする[選択した日の空き時間] ボタンをクリックし、範囲をクリックします。各日付範囲には、選択した日が含まれています。
一部の参加者が参加できるかどうかを確認する[すべての宛先が参加可能かチェック] ボタンをクリックし、次のいずれかをクリックします。
  • [すべての宛先が参加可能かチェック] では、議長、すべての必須参加者、選択されたすべての会議室とリソースを対象として、提案された時間が表示されます。
  • [すべての宛先の 75 ％が参加可能かチェック] では、議長、必須参加者の 75 ％、選択されたすべての会議室とリソースを対象として、提案された時間が表示されます。
  • [すべての宛先の 50 ％が参加可能かチェック] では、議長、必須参加者の 50 ％、選択されたすべての会議室とリソースを対象として、提案された時間が表示されます。
  • [すべての宛先(cc, bcc も含む)が参加可能かチェック] では、議長、すべての必須参加者、すべての任意参加者、選択されたすべての会議室とリソースを対象として、提案された時間が表示されます。
このオプションは、すべての参加者が出席する必要はないが、ほとんどの参加者が出席できる時間を探す場合に便利です。
選択した日付を変更する日付ピッカーで新しい日付をクリックします。必要に応じて、日付ピッカーの最上部にある矢印、月、または年をクリックして月または年を変更します。
提案された時間を承認する提案された時間リストの時間をクリックし、[選択日時を使用] をクリックします。時間は、招集の [開始] フィールドと [終了] フィールドに入力されます。
5 [詳細] を選択した場合は、次のいずれかを実行します。
操作説明
時間バーを移動する時間バーを時刻までドラッグするか、時間帯をダブルクリックしてその時刻に移動します。時間バーの [開始] フィールドと [終了] フィールドは同期されています。

メモ 時間バーが緑色の場合、ハイライト表示された時間にすべての招待者が出席できます。時間バーがピンク色の場合、ハイライト表示された時間に一部の招待者が出席できます。時間バーが灰色の場合、ほかのユーザーが参照可能な「空き時間」の情報はありません。 (空き時間の情報が参照できないか、参照が制限されている参加予定者は、開催される会議に参加可能であると見なされます)。

選択した日付を変更する現在の日付の横にある下矢印をクリックして日付ピッカーを表示し、日付をクリックします。必要に応じて、日付ピッカーの最上部にある矢印、月、または年をクリックして月または年を変更します。
参加者、会議室、またはリソースを空き時間検索から除外する参加者、会議室、またはリソースの横にあるチェックボックスをオフにします。
参加者の種類を空き時間検索から除外する種類の横にあるチェックボックスをオフにします。たとえば、すべての任意参加者を除外するには、[任意] の横にあるチェックボックスをオフにします。

メモ [必須] 行と [任意] 行には、必須参加者と任意参加者の空き時間状況が、全員が出席できる場合は灰色、だれかが出席できない場合は暗い赤色で表示されます。

該当時間帯の参加者のカレンダーを表示する (参加者のカレンダーを表示するアクセス権を持っている場合)時間帯を右クリックし、[エントリを開く] コマンドをクリックします。

ヒント
関連項目