| ビューやフォルダの種類 | 目的 |
| 個人 | 作成したユーザーの Lotus Notes ID を使用した場合のみアクセスできます。 |
| 共有 | すべてのユーザーがアクセスできます。 |
| 共有 (どのフォルダにも属さない文書を表示) (表示専用) | ビューやフォルダのバージョンに基づいて共有ビューを作成できます。ユーザーはフォルダに格納されていない文書を表示できます。 |
| 共有、(削除された文書も表示) (表示専用) | 共有のビューやフォルダを作成できます。アプリケーション内で削除された文書のリストを表示できます。
削除された文書をごみ箱から目的のフォルダにドラッグすれば、文書を復旧できます。このビューを使用するには、アプリケーション管理者が [アプリケーションプロパティ] ボックスの [詳細] タブで [削除取り消しを許可] を選択しておく必要があります。[削除取り消しを許可] オプションが選択された状態でこのビューを作成すると、間違って削除した文書を素早く簡単に取り出せます。 |
| 共有 (使用すると個人に) | 共有のビューやフォルダを作成できます。ビューやフォルダを初めて開くと、コピーが作成されます。その際に作成されるのは、個人用コピーです。個人用コピーは、ユーザーにアプリケーションへのアクセス権がある場合は、アプリケーション内に作成されます。アクセス権がない場合は、フォルダはユーザーのデスクトップファイル (.dsk) に作成されます。
この種のビューやフォルダでは、アプリケーション内のそれ以外のビューやフォルダとは異なり、個人用コピーが作成された後は設計の変更が自動的には反映されません。この種のビューに最新の変更を反映するには、ビューの個人用コピーを削除してから、最新のビューに置き換えます。
フォルダを更新するには、別のフォルダに保存する文書をコピーします。次に、フォルダの個人用コピーを削除して、最新のフォルダで置き換えます。または、メールと同様に、[アクション] - [フォルダ] - [フォルダ設計のアップグレード] を選択します (使用できる場合)。 |
| 共有 (使用するとデスクトップで管理する個人に) | 共有のビューやフォルダを作成できます。ビューやフォルダを初めて開くと、コピーが作成されます。その際に作成されるのは、個人用コピーです。ユーザーにアプリケーション内で個人フォルダを作成できる権限があっても、このフォルダはデスクトップファイルに作成されます。
この種のビューやフォルダでは、アプリケーション内のそれ以外のビューやフォルダとは異なり、個人用コピーが作成された後は設計の変更が自動的には反映されません。この種のビューに最新の変更を反映するには、ビューの個人用コピーを削除してから、最新のビューに置き換えます。
フォルダを更新するには、別のフォルダに保存する文書をコピーします。次に、フォルダの個人用コピーを削除して、最新のフォルダで置き換えます。または、メールと同様に、[アクション] - [フォルダ設計の更新] を選択します (使用できる場合)。 |