メール
[送信] ビューにあるメッセージのコピーを自動的に保存するようにユーザープリファレンスを設定している場合はメールアプリケーションのサイズが大きくなるため、アーカイブをメールアプリケーションで使用すると特に便利です。フォルダを作成してメッセージを振り分けることによりメールを整理することはできますが、これによってメールアプリケーションのサイズが小さくなることはありません。アーカイブを実行すると、領域が解放され、メールのパフォーマンスが向上します。
メールファイルでアーカイブを実行するには、少なくともそのメールファイルの削除権限のある所有者であり、[編集者] のアクセス権を持つ必要があります。メールファイルの所有者でない場合は、削除権限があり、[管理者] アクセス権を持つ必要があります。
メールのアーカイブに対するアクセス権組織がメールアプリケーションに対してアーカイブのポリシーを設定している場合は、そのポリシーによってメールのアーカイブに対するユーザーのアクセス権のレベルが決まります。アーカイブが設定されていて組織がアーカイブを代行するため、ユーザーがアーカイブを実行する必要がない場合もあります。また、組織が実行するアーカイブのほかに、ユーザーが個人的なアーカイブ条件を設定できることを規定しているポリシーもあります。 自分がメールのアーカイブに対してどのレベルのアクセス権を持っているかを確認するには、[アクション] - [アーカイブ] - [設定] をクリックして、[アーカイブの設定] ダイアログボックスを表示します。詳しくは、「メールアーカイブの管理ポリシー」を参照してください。
個人的なメールアーカイブ -- プロセスの概要自分のメールを個人的にアーカイブするアクセス権限を持っている場合は、次のプロセスに従ってください。 1 [基本] -- アーカイブを実行するコンピュータとアーカイブを保存するコンピュータを指定します。メールサーバーによってアーカイブプロセスを実行するか (サーバーベースのアーカイブ)、自分のコンピュータ上の IBM Lotus Notes Client ソフトウェアによってアーカイブプロセスを実行するか (クライアントベースのアーカイブ) を設定することができます。サーバーベースのアーカイブの場合、アーカイブの実行中にコンピュータを起動させておく必要がなくなり、クライアントベースのアーカイブの場合、スケジュールの管理が容易になります。アーカイブの処理を Lotus Notes Client で行う場合は、アーカイブアプリケーションをローカルに保存することも、アクセスできる任意のサーバーに保存することもできます。アーカイブの処理をメールサーバーで行う場合、アーカイブアプリケーションを保存できるのはアクセス権限のあるサーバーのみになります。
2 [条件] -- 作成するアーカイブアプリケーションに対して、一連のアーカイブ条件 (アーカイブ実行中に Lotus Notes が使用する情報) を作成し、有効にします。条件セットには、アーカイブする文書の情報、アーカイブアプリケーションのファイル名とパス、選択したメールファイルのクリーンアップオプションなどがあります。
4 [スケジュール] -- クライアントベースのアーカイブでは、アーカイブの開始スケジュールを設定します。または、[アクション] - [アーカイブ] - [すぐにアーカイブ] を選択して、手動でアーカイブを実行できます。(サーバーベースのアーカイブでは、サーバーのスケジュールに従ってアーカイブが行われるため、開始時期の指定はできません。)ほかのアプリケーションの場合と同様に、作成されたアーカイブアプリケーションのブックマーク、削除、コピーなどのタスクを実行できます。