作成したメールルールは、メールアプリケーションの [ルール] フォルダに保存されます。このフォルダでは、新しいルールを追加したり、作成したルールを修正することができます。たとえば、ルールを編集したり、ルールの順序を変更して適用する優先順位を調整できます。使用しないときには無効にしたり、完全に削除することもできます。次のいずれかのセクションを参照してください。

• ルールを作成するには
• ルールを管理するには
• 例:メールルール

3 [条件の指定] の下で、メッセージ内のチェック対象箇所 ([送信者が] や [件名が] など) を選択し、状態 ([次を含む時] や [等しい] など) を選択して、特定の個人の名前や特定の語句などのチェック条件を入力します。入力する条件には引用符を使用しないでください。

たとえば、[送信者が] と [次を含む時] を選択し、Alice と入力すると、Alice French や Alice Stearns など、Alice という名前の人から届くすべてのメッセージが選択されます。あるいは、[サイズ (バイト)] と [大きい] を選択し、2000 と入力すると、2,000 バイトを超えるすべての受信メッセージが選択されます。

メモ [次を含む時] 条件は、語句の一部だけを入力しても機能し、大文字と小文字は区別しません。たとえば、[送信者が] と [次を含む時] を選択し、Al または al と入力すると、Al、Alice、Alex、Alicia という名前の人から届くすべてのメッセージが選択されます。

ヒント [すべての文書] 条件を使用すると、ルールが有効になっている間はメールに到着したすべてのメッセージに対してアクションを実行できます。たとえば、[すべての文書] を選択して、不在中は代替 E メールアドレスにコピーを送信するよう指定できます。

5 次のいずれかの操作を実行します。

操作	説明
条件を追加する。	[条件] をクリックし、[かつ] か [または] を選択し、新しい条件ごとに手順 3 と 4 を繰り返します。
例外を追加する。	[例外] をクリックし、手順 3 と 4 を繰り返します。
さらに例外を追加する。	[例外] をクリックし、[かつ] か [または] を選択し、新しい例外ごとに手順 3 と 4 を繰り返します。
条件か例外を削除する。	[次の条件に合うメールを受信した時] フィールドにある条件または例外をクリックし、[削除] をクリックします。
すべての条件と例外を削除する。	[すべて削除] をクリックします。

6 [アクションの指定] の下でアクションを選択し、必要に応じてアクションの詳細 (宛先フォルダなど) を指定します。

アクション	説明
[次のフォルダに移動]	フォルダを選択します。
[次のフォルダにコピー]	フォルダを選択します。
[次のフォルダに送信してコピー]	コピーを転送する場合に、完全なメッセージを送信するか、メッセージヘッダーだけを送信するかを選択します。ヘッダーは、メッセージの先頭に表示される件名、宛先、日時です。ヘッダーには、メッセージのリッチテキスト部分は含まれません。 次に、受信者のアドレスを入力します (複数の場合は、カンマかセミコロンで区切ります)。または、[宛先] をクリックして、ディレクトリからアドレスを選択します。 メモ [次のフォルダに送信してコピー] アクションを使用するルールが機能しない場合は、システム管理者に連絡して、所属する組織でこの機能を無効にしているかどうかを確認してください。
[期限日の設定]	数字を入力して、日、週、月、または年を選択します。
[重要度を次に変更]	重要度のレベルを選択します。
[処理を中止]	これ以上のアクションは不要です。このルールに続くすべてのルールの処理が停止します。
[削除 (受信メッセージを削除)]	これ以上のアクションは不要です。メッセージは受信ボックスに送信されません。

7 [アクションの追加] をクリックします。

8 次のいずれかの操作を実行します。

操作	説明
アクションを追加する。	新しいアクションごとに手順 6 と 7 を繰り返します。
アクションを削除する。	[次のアクションを実行] ボックス内のアクションをクリックして [削除] をクリックします。
すべてのアクションを削除する。	[すべて削除] をクリックします。

9 [OK] をクリックします。ルールは、デフォルトで有効 (オン) になります。

ルールを管理するには

操作	説明
1 つ以上のルールを有効/無効にする。	メールのナビゲーションペインで [ツール] - [ルール] をクリックし、1 つ以上のルールを選択します。 ルールリストの上で、[有効化] または [無効化] をクリックします。
ルールを編集する。	メールのナビゲーションペインで [ツール] - [ルール] をクリックし、編集するルールをクリックします。 ルールリストの上で、[編集] をクリックします。 ルールを変更し、[OK] をクリックします。
ルールを移動する。	メールのナビゲーションペインで [ツール] - [ルール] をクリックし、移動するルールをクリックします。 ルールリストの上で、[上に] 矢印または [下に] 矢印をクリックして、目的の位置にルールを移動します。 メモ Lotus Notes は、「上から下へ」という順序でルールを使用するので、優先度の高いルールを上の方に移動してください。たとえば、新しく受信したメッセージが異なる 2 つのルールの条件に適合する場合は、上に設定されたルールが適用されます。メッセージを移動したり削除したりするルールの場合には特に注意が必要です。
ルールを削除する。	メールのナビゲーションペインで [ツール] - [ルール] をクリックし、削除するルールをクリックします。 ルールリストの上で、[削除] アイコンをクリックし、削除の確認画面が表示されたら、[はい] をクリックします。

例:メールルール次に示すのは、Tom Jenkins からのすべてのメッセージの重要度を自動的に [高] に変更するルールです。重要度が [高] に設定されたメッセージの横には感嘆符が表示されるため、受信ボックス内で簡単に識別することができます。

次のルールでは、件名に「status」という単語が含まれるすべてのメッセージが、受信ボックスから [ステータスレポート] フォルダに自動的に移動されます。件名に「sales」または「project」も一緒に含まれる場合には、ルールは適用されません (例外)。

ルール条件の項目は、メールメッセージの文書プロパティのフィールドに対応します。[件名] など多数の項目が、対応するフィールドと同じ名前を持っています。次の表に、対応するフィールドと異なる名前を持つ項目を示します。

項目	フィールド
送信者	From または Principal (あるいはその両方)
インターネットドメイン	SMTPOriginator (ドメイン名の部分のみ)
件名	件名 または WebSubject
目的	SendTo
BCC	BlindCopyTo
CC	CopyTo
送信優先度	DeliveryPriority

関連項目

ジャンクメールを管理する
フォルダやビューでメールをソートする
シンプルエージェントを使用してタスクを自動化する

用語集