パフォーマンス
文書アーカイブツールについて詳しくは、「アーカイブの設定ダイアログボックス」を参照してください (『IBM(R) Lotus Notes(R) ヘルプ』をインストール済みの場合)。『IBM(R) Lotus Notes(R) ヘルプ』がインストールされていない場合は、www.lotus.com/ldd/doc にアクセスして、『IBM(R) Lotus Notes(R) ヘルプ』をダウンロードするか、表示します。
これ以外に、文書を削除する API プログラムを作成する方法もあります。
削除した文書をアーカイブするにはディスク容量に余裕がある場合は、削除する前に文書をアーカイブしておくと、ユーザーが削除した文書にアクセスできます。アーカイブするときは、次のガイドラインに従ってください。 1 アーカイブ頻度はデータベースの種類に基づいて判断します。たとえば、企業の運営方針など、使用頻度が低いデータベースは 3 カ月ごとにアーカイブします。顧客の通話記録など、よく使うトラッキングデータベースでは、たとえば各月か各週に 1 度アーカイブします。
2 今後データベースがアーカイブされることを、ユーザーに通知します。
3 アクティブなデータベースの [データベースについて] 文書に、アーカイブデータベースの記録スケジュールとロケーションを設定します。
4 アーカイブは、たとえば日曜の夜など、データベースが使われていないサーバーのトラフィックが低い時間帯に行います。
5 アーカイブが終了し、アクティブなデータベースから文書を削除した後、データベースを圧縮します。
6 データベースにレプリカがある場合は、アクティブなデータベースを複製します。複製は、ユーザーの作業にできるだけ支障がないように、データベースをあまり使わない時間帯に行います。
7 アーカイブデータベースへのアクセスを制限します。データベース ACL で、ユーザー 1 人か 2 人と複製サーバーに [管理者] のアクセス権を割り当てます。他のユーザーにはすべて [読者] のアクセス権を割り当てます。このように割り当てると、アーカイブを実行したときにだけ、ビューの索引と全文索引が更新されます。
アーカイブデータベースをカスタマイズしてアクセス速度を上げるにはアーカイブデータベースを使うと、ユーザーはアーカイブされたデータに引き続きアクセスできます。次のどれかの方法を使うと、アーカイブデータベースへのアクセスが高速、同時に簡単になります。 メモ データベースの文書アーカイブツールで使うアーカイブデータベースは、カスタマイズしないでください。
不要なフィールドを削除する不要なフィールドを削除すると文書が小さくなり、ビューが小さく高速になります。たとえば、アクティブなデータベースに顧客の名前、電話番号、住所、FAX 番号のフィールドがあっても、アーカイブデータベースではカスタマーの名前しか必要ない場合があります。 使うビューを少なくし、全文索引を作成するより少ない数のビューを使用するとビューの索引の合計サイズが最小限に抑えられるので、ビューのパフォーマンスが向上します。全文索引を用意すると、ユーザーが情報を検索しやすくなります。 アクティブなデータベースにボタンかエージェントを作成するボタンやエージェントを使うとユーザーがアーカイブデータベースを必要なときに速く開けます。
アーカイブコピーを統計分析に使用するにはデータベース内の統計を分析するには、データベースのアーカイブコピーに、統計を生成するビューを作成します。たとえば、通話を記録するトラッキングデータベースのアーカイブコピーに、通話記録の特定カテゴリの合計と通話記録すべての合計を生成するビューを作成します。通常、アーカイブデータベースには長期間のデータが保存されるので、統計分析の素材に適しています。 関連項目