ユーザーとサーバーの設定
メールアーカイブデータベースは Notes データベースなので、他の Notes データベースと同じ方法でアクセスできます。ユーザーのメールアーカイブのビューはメールファイルのビューをミラーリングするため、メールをアーカイブするときに存在していたフォルダはすべてそれに含まれます。このため、ユーザーはアーカイブデータベースの中から、アーカイブされたメッセージを簡単に検索、取得できます。文書に返答がある場合、その文書の全体の階層がアーカイブされます。
アーカイブポリシー設定を使用して、メールファイルの文書保存ポリシーを定義することもできます。文書保存ポリシーを使用して古い文書の条件を定義し、条件に合った文書をアーカイブせずにメールデータベースから単純に削除できます。
ポリシーにアーカイブポリシー設定を含めなくても、Notes ユーザーは Notes Client のデータベースアーカイブ設定を使用してメールファイルをアーカイブできます。
メールファイルのアーカイブ手順 メールファイルのアーカイブは、文書選択、アーカイブデータベースへのファイルのコピー、メールファイルのクリーンアップという 3 段階のプロセスで行われます。
クライアントベースのアーカイブとサーバーベースのアーカイブ ポリシーを使用してアーカイブを管理する場合、サーバーベースのアーカイブかクライアントベースのアーカイブを使用できます。どちらの場合でも、サーバーにアーカイブできます。サーバーベース、クライアントベースとは、アーカイブプロセスが発生する場所、つまりサーバーで開始するかクライアントで開始するかを意味します。サーバーでアーカイブするときは、プログラム文書を作成して Compact サーバータスクを実行します。ただし、クライアントベースのアーカイブを行う場合、クライアントが起動されていないと文書をアーカイブできません。クライアントが起動されていないときにアーカイブをスケジュールしても、アーカイブは行われません。メールファイルは、次の場所にアーカイブできます。
メールファイルのアーカイブを管理するためのポリシーの使用例 Acme のシステム管理者は、次のようなメールファイルのアーカイブの問題があるために、ポリシーベースのアーカイブがあることを知って喜びました。